HoPo-Portal Anleitung

Hier findet ihr eine kleine Anleitung zum HoPo-Portal

In unserem HoPo-Portal könnt ihr euch über Hochschulpolitik austauschen, gemeinsame Projekte planen oder bei der Arbeit des fzs mitmachen. Dort gibt es z. B. die Möglichkeit, in Pads Protokolle zu schreiben und diese in Ordnern zu sortieren, euch in Gruppen zu organisieren, Dateien in der Nextcloud abzulegen oder über Rocket.Chat Nachrichten zu schreiben.

Accounts

Um das HoPo-Portal optimal nutzen zu können, legst du zuerst einen eigenen Account an. Die Registrierung erfolgt unter: https://portal.fzs.de/signup/

Bei der Erstellung gibst du mindestens deinen Vornamen an. Optional kannst du deinen Nachnamen ergänzen, damit andere dich leichter finden.

Nach dem ersten Login kannst du in deinen Profileinstellungen weitere Angaben machen, z. B. ein Profilbild hochladen, dein Studienfach eintragen oder vermerken, wo du hochschulpolitisch aktiv bist und welche Themen dich interessieren. Alle Angaben lassen sich jederzeit nachträglich ändern, ergänzen oder wieder löschen.

Für Gruppen lässt sich ein Gastzugang einrichten, damit auch Leute ohne sich einen Account zu erstellen, im Portal arbeiten können. Mehr dazu weiter unten. Wir empfehlen aber idR, sich einfach fix einen eigenen Account anzulegen.

Zugangsvoraussetzungen

Grundsätzlich können alle Personen einen Account erstellen, die hochschulpolitisch aktiv sind oder aktiv werden möchten. Ausgeschlossen sind lediglich Personen, die extrem rechten Parteien oder Organisationen angehören, der rechtsextremen Szene zuzuordnen sind oder bereits in der Vergangenheit durch rassistische, nationalistische, antisemitische, sexistische oder anderweitig menschenverachtende Äußerungen aufgefallen sind.

Profil-Sichtbarkeit

Für dein persönliches Profil kannst du festlegen, wer es sehen darf. Die Einstellung findest du in deinem Profil unter Profil bearbeiten → Profil-Sichtbarkeit. Zur Auswahl stehen:

• Nur Gruppen/Projekt-Mitglieder: Dein Profil ist nur für Personen sichtbar, mit denen du mindestens eine Gruppe oder ein Projekt teilst.
• Nur angemeldete Benutzer*innen: Alle eingeloggten Portal-Nutzer*innen können dein Profil sehen.
• Öffentlich sichtbar: Auch Personen ohne Account können dein Profil aufrufen.

Bestätigungsmail erhalten

Nach der Registrierung wird automatisch eine Bestätigungsmail an die angegebene Adresse versendet. Manchmal benötigt die Mail ein paar Minuten. Prüfe auch deinen Spam-Ordner. Falls nach etwa 30 Minuten keine Mail eingetroffen ist, schreibe eine Mail an:

Account löschen

Falls du deinen Account irgendwann wieder löschen magst, kannst du das ganz einfach selber tun. Klicke rechts oben auf dein Profilbild, dann auf „Mein Profil“ und dann auf der neuen Seite links im Seitenmenü auf „Profil bearbeiten“. Klicke nun im Seitenmenü auf „Profil löschen“. Oder einfach dieser Link: https://portal.fzs.de/profile/delete/

Durch die Löschung wird dein Benutzer:innenkonto mit allen darin hinterlegten Daten deaktiviert und nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Der Zugang zu deinen Gruppen und Projekten ist dann nicht mehr möglich.

Gruppen & Projekte

Im HoPo-Portal gibt es Gruppen, Projekte und das Forum als besonderen Gruppenbereich. Alle haben (fast) die gleichen Funktionen aber einen etwas unterschiedlichen Fokus:

Gruppen bilden den zentralen Arbeitsraum für hochschulpolitische Initiativen. Hier organisieren Gruppen ihre interne Arbeit: Neuigkeiten posten, Dateien ablegen, Dokumente (Pads) schreiben, Aufgaben verwalten, Termine planen oder Umfragen durchführen.

Wer für den eigenen AStA, StuRa, Fachschaft, eine BuFaTa oder Landesvertretung eine Gruppe nutzen möchte, kann über dieses Formular eine neue Gruppe beantragen: https://www.fzs.de/service/hopo-portal-gruppe-beantragen/

Projekte können das gleiche wie Gruppen, sind aber für etwas kleinere Einheiten gedacht und können im Portal als eine Art „Untergruppe“ einer Gruppe eingerichtet werden. Projekte müssen nicht extra beantragt werden. Gruppenadmins können neue Projekte in einer Gruppe direkt über das Gruppendashboard mit Klick auf“Projekt hinzufügen“ anlegen.

Alle User können ein Projekt unabhängig von Gruppen über das Menü oben links per Klick auf „Neues Projekt anlegen“ erstellen.

Da Gruppen & Projekte das gleiche können sprechen wir im folgenden einfach nur noch von Gruppen.

Das Forum ist eine besondere Gruppe, in der alle Portal-Nutzer*innen automatisch Mitglied sind. Es dient dem offenen hochschulpolitischen Austausch und der überregionalen Vernetzung. Hier können z. B. Veranstaltungen die für Studivertretungen überregional spannend sein könnten eingetragen werden.

Wer darf sich alles eine eigene Gruppe erstellen?

In erster Linie ist das HoPo-Portal für uns, die Landesstudierendenvertretungen, Bundesfachschaftentagungen, Fachschaften, unsere Mitgliedsstudivertretungen und Bündnispartner*innen gedacht. Wenn ihr gerne mit dem HoPo-Portal arbeiten wollt, aber zu keiner der genannten Gruppen gehört, schreibt uns einfach eine Mail an , dann finden wir sicher eine Lösung.

Gruppen-Admins

• neue Mitglieder einladen & zulassen
• bestehende Mitglieder zu Admins ernennen oder aus der Gruppe / Projekt entfernen
• Gruppen-Einstellungen verwalten (Info-Texte, Gruppenbild, Apps, ggf. Gruppe löschen)
• bestehende Inhalte der Gruppe verwalten (z. B. Pads umbenennen, Veranstaltungen bearbeiten, Sichtbarkeitseinstellungen einzelner Inhalte ändern usw.)

Gruppen-Mitglieder

• haben Zugriff auf Inhalte der Gruppe (jenachdem welche Apps aktiviert sind Pads, Veranstaltungen, Cloud, Rocket-Chat Gruppe)
• können neue Inhalte (Pads usw.) erstellen
• können die Einstellungen von ihnen erstellter Inhalte bearbeiten und ggf. löschen
• können nicht bestehende Inhalte die sie nicht selbst erstellt haben verwalten

Sichtbarkeitseinstellungen

Gruppen-Sichtbarkeit

In den Gruppeneinstellungen kann festgelegt werden, ob eine Gruppe (bzw. ein Projekt) öffentlich sichtbar ist oder nur mit HoPo-Portal Account. Eine Option die Gruppe nur für Gruppen-Mitglieder sichtbar zu machen gibt es nicht.

Inhalts-Sichtbarkeit

Unabhängig von der allgemeinen Gruppensichtbarkeit verfügt jedes einzelne Element (Neuigkeit, Veranstaltung, Pad, Umfrage usw.) über eigene Sichtbarkeitseinstellungen:

• Nur ich: das Element ist nur sichtbar für die Person die z. B. das Pad erstellt hat und nicht für andere Gruppenmitglieder
• Nur Gruppenmitglieder: ist sichtbar (und bei Pads bearbeitbar) von allen Gruppenmitgliedern
• Öffentlich: ist auch ohne Portal-Account & ohne Gruppenmitgliedschaft für alle sichtbar. Achtung: Pads lassen sich auch wenn sie Öffentlich sind nur mit Portal-Account bearbeiten.

Gastzugang

Der Gastzugang ermöglicht es Personen ohne Portal-Account, auf ausgewählte Inhalte von Gruppen und Projekten zuzugreifen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn externe Personen an der Arbeit beteiligt werden sollen, ohne dass sie sich im Portal registrieren müssen.

Empfehlung: Grundsätzlich empfehlen wir allen Personen, die mitarbeiten möchten, sich einen eigenen Account anzulegen und den entsprechenden Gruppen beizutreten, um alle Portal-Funktionen nutzen zu können. Der Gastzugang ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Account anlegen möchten – etwa weil sie nur punktuell mitarbeiten oder bisher nicht aktiv in der Hochschulpolitik engagiert sind.

Funktionsweise

Über einen speziellen Gast-Link können nicht-registrierte Personen als Gast Zugriff auf eine Gruppe oder ein Projekt erhalten. Gäste müssen dafür nur ihren Namen eingeben und der Datenschutzerklärung sowie den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Berechtigungen von Gästen:

• ✓ Pads bearbeiten
• ✓ An Umfragen und Terminabstimmungen teilnehmen
• ✓ BigBlueButton-Videokonferenzen beitreten
• ✓ Dateien aus der Dateien-App herunterladen
• ✓ Kalender und Veranstaltungen einsehen
• ✗ Keine neuen Inhalte erstellen, bearbeiten oder löschen (Neuigkeiten, Veranstaltungen, Pads, Umfragen etc.)
• ✗ Kein Zugriff auf Cloud-Ordner oder Rocket.Chat

Gastzugang für ganze Gruppen aktivieren

Der Gastzugang ist standardmäßig deaktiviert und muss manuell aktiviert werden. Wenn ihr für eure Gruppe oder euer Projekt einen Gastzugang möchtet, könnt ihr wenn hr Gruppen-Admin seid das Formular auf fzs.de nutzen: https://www.fzs.de/service/hopo-portal/hopo-portal-gruppe-beantragen/#gastzugang

Der generierte Link wird anschließend für Admins in den Gruppeneinstellungen sichtbar. Die Aktivierung kann einige Tage dauern, da Gastzugänge derzeit noch händisch angelegt werden müssen.

Der Gastzugang kann über das Formular wieder deaktiviert werden. Dann kann niemand mehr über den Link ohne Gruppenmitgliedschaft auf die Gruppe zugreifen. Es kann auch ein neuer Link erstellt werden, wodurch der alte automatisch deaktiviert wird. Da der Link händisch deaktiviert / erneuert werden muss können zw. Formular ausfüllen und Umsetzung ein paar Tage vergehen.

Gastzugang nur für einzelne Pads

Wenn Personen ohne eigenen Account nur an einzelnen Pads mitarbeiten sollen, ohne dass dafür ein Gastzugang für die ganze Gruppe aktiviert werden muss, gibt es eine Alternative: Im HoPo-Portal existiert eine spezielle Gruppe „Gastzugang“ mit dem öffentlichen Link https://portal.fzs.de/guest/gastzugang/. Über diesen Link können Externe als Gast auf das Portal zugreifen und erhalten dadurch die Berechtigung, öffentliche Pads aus beliebigen Gruppen zu bearbeiten.

Um diese Funktion zu nutzen:

1. Pad auf „Öffentlich“ stellen: Das Pad in eurer Gruppe auf „Öffentlich“ setzen, damit es auch ohne Anmeldung sichtbar ist.
2. Gast-Link teilen: Externe Personen können sich über https://portal.fzs.de/guest/gastzugang/ als Gast im Portal anmelden.
3. Pad-Link teilen: Nach der Gast-Anmeldung können die Personen über den direkten Link zum öffentlichen Pad dieses auch bearbeiten.

Diese Variante hat den Vorteil, dass ihr keinen eigenen Gastzugang für eure Gruppe aktivieren müsst und externe Personen nur Zugriff auf die spezifischen Pads erhalten, deren Links ihr teilt.

Nextcloud

Der Portal-Gastzugang ermöglicht keinen Zugriff auf die Nextcloud. Wenn Dateien und Ordner aus der Cloud an Personen ohne Portal-Account freigegeben werden sollen, kann dafür die Nextcloud-eigene Dateifreigabe genutzt werden. Mehr Infos dazu gibt es hier: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/files/sharing.html

Kalender

Jede Gruppe, jedes Projekt und das Forum verfügen über einen eigenen Kalender. Dort können sowohl interne Termine als auch öffentliche Veranstaltungen erstellt werden.

Interne Termine

Interne Termine sind nur für Mitglieder der jeweiligen Gruppe bzw. des Projekts sichtbar. Sie eignen sich z. B. für Sitzungen, Arbeitsgruppentreffen oder andere interne Termine.

Interne Termine werden automatisch mit der verknüpften Nextcloud synchronisiert. Dadurch bieten sie zusätzliche Funktionen:

• Synchronisation per CalDAV mit Handy und Desktop-Kalendern,
• Termine können direkt über Nextcloud oder ein CalDAV-fähiges Kalenderprogramm erstellt und bearbeitet werden,
• Unterstützung von Serienterminen (z. B. wöchentlich wiederkehrende Sitzungen).

Öffentliche Veranstaltungen

Öffentliche Veranstaltungen sind für alle Nutzer*innen des HoPo-Portals sichtbar und eignen sich zur Bewerbung von Veranstaltungen.

Im Gegensatz zu internen Terminen werden öffentliche Veranstaltungen nicht mit der Nextcloud synchronisiert. Sie können daher nicht per CalDAV synchronisiert werden und unterstützen keine Serientermine.

Dafür bieten sie Funktionen, die speziell für öffentliche Veranstaltungen gedacht sind:

• Titelbild für den öffentlichen Veranstaltungsfeed,
• Kennzeichnung als Präsenz-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung,
• Anzeige in beliebig vielen Gruppen, Projekten und im Forum.

Dadurch kann eine Veranstaltung beispielsweise in der eigenen Gruppe erstellt und zusätzlich im Forum oder in weiteren Gruppen und Projekten angezeigt werden, ohne sie mehrfach anlegen zu müssen.

Einen Termin oder eine Veranstaltung erstellen

Öffne den Kalender deiner Gruppe, deines Projekts oder des Forums und klicke auf den gewünschten Tag oder die gewünschte Uhrzeit.

Anschließend kannst du auswählen, ob du einen internen Termin oder eine öffentliche Veranstaltung erstellen möchtest. Danach lassen sich wie gewohnt Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung ergänzen. Bei beiden Typen kann außerdem eine BigBlueButton-Videokonferenz eingebunden werden.

Nutzt den Forumskalender gerne, um überregional interessante Veranstaltungen zu bewerben. Öffentliche Veranstaltungen können direkt dort angelegt oder nachträglich zusätzlich im Forum angezeigt werden.

Kalender synchronisieren (CalDAV)

Interne Termine können per CalDAV mit nahezu allen Kalenderprogrammen auf Handy oder Computer synchronisiert werden.

Passwort für externe Kalenderprogramme

Bei externen Kalenderprogrammen kannst du dich nicht mit deinem regulären Portal-Passwort anmelden. Stattdessen wird für jedes Kalenderprogramm ein separates Passwort benötigt.

Klicke dazu im Kalender in der Leiste unten den Drei-Punkt Button “ ⋮ “ und anschließend Synchronisieren (CalDAV). Klicke dann diesem CalDAV-Dialog auf „Passwort generieren“ und verwende anschließend den angezeigten Benutzernamen zusammen mit dem generierten Passwort beim Einrichten deines Kalenderprogramms.

Du kannst beliebig viele solcher Passwörter erstellen, z. B. jeweils eines für dein Smartphone, deinen Laptop oder Thunderbird. Das hat den Vorteil, dass einzelne Passwörter später wieder gelöscht werden können, ohne andere Geräte neu einrichten zu müssen.

Bereits erstellte Passwörter können jederzeit in den Nextcloud-Sicherheitseinstellungen gelöscht werden: https://cloud.portal.fzs.de/settings/user/security Dort werden sie als Nextcloud-App-Passwörter mit dem Namen „CalDAV Sync“ angezeigt. Das Passwort kann auch für Deck oder andere Nextcloud Apps genutzt werden.

Einrichtung in Kalenderprogrammen

Das hinzufügen unterscheidet sich je nach genutztem Kalender-Programm / App.

Beispiele:

• iPhone / iPad: Einstellungen → Apps → Kalender → Kalenderaccounts → Account hinzufügen → Anderer Account → CalDAV-Account
• macOS Kalender: Kalender → Account hinzufügen → Anderer CalDAV-Account
• Thunderbird: Kalender → Neuer Kalender → Im Netzwerk → CalDAV
• Android: In den Einstellungen oder der Kalender-App einen neuen CalDAV-Kalender hinzufügen.

iCal-Feed abonnieren

Falls du den Kalender nur lesen, aber keine Termine bearbeiten möchtest, kannst du ihn alternativ auch als iCal-Feed abonnieren. Öffne dazu im Kalender das Menü ⋮ und wähle „Abonnieren (iCal)“.

Im Gegensatz zu CalDAV erfolgt die Synchronisation dabei nur in eine Richtung: Änderungen aus dem HoPo-Portal werden im Kalenderprogramm angezeigt, Termine können von dort jedoch nicht zurück ins HoPo-Portal übertragen werden.

Ein iCal-Feed eignet sich außerdem, um einen Kalender z. B. auf einer anderen Homepage oder in anderen Anwendungen einzubinden, ohne Bearbeitungsrechte zu vergeben.

Kalender direkt in der Nextcloud nutzen

Die internen Kalender aus dem HoPo-Portal werden automatisch mit der Nextcloud synchronisiert und können auch direkt dort genutzt werden.

Das bietet derzeit noch einige zusätzliche Möglichkeiten. So lassen sich beispielsweise alle Kalender aus deinen Gruppen und Projekten an einem Ort anzeigen oder eigene Kalender anlegen und verwalten. Perspektivisch sollen diese Funktionen auch direkt im HoPo-Portal verfügbar sein.

Hinweis: Die automatisch synchronisierten Gruppen- und Projektkalender werden vom HoPo-Portal verwaltet. Deshalb können sie in der Nextcloud weder umbenannt noch mit weiteren Personen geteilt oder in ihren Einstellungen verändert werden. Wenn du einen frei konfigurierbaren Kalender benötigst, kannst du stattdessen einen eigenen Kalender in der Nextcloud anlegen.

Eigene Kalender anlegen und teilen

Neben den automatisch synchronisierten Gruppen- und Projektkalendern kannst du in der Nextcloud auch eigene Kalender anlegen. Diese eignen sich z. B. für Verbandskalender oder andere Kalender, die unabhängig von einer einzelnen Gruppe oder einem Projekt verwaltet werden sollen.

Jeder selbst angelegte Kalender gehört immer einer bestimmten Person. Nur diese Person kann grundlegende Einstellungen des Kalenders ändern. Der Besitz eines Kalenders kann derzeit nicht auf andere Accounts übertragen werden.

Soll ein Kalender langfristig von einer Organisation genutzt werden, empfiehlt es sich daher, ihn von einer Person erstellen zu lassen, die voraussichtlich dauerhaft Zugriff auf den Account behält.

Kalender können mit einzelnen Personen sowie mit ganzen Gruppen oder Projekten geteilt werden.

Personen hinzufügen

Bewege die Maus in der linken Seitenleiste über den gewünschten Kalender, klicke auf das Stift-Symbol und wähle „Kalender teilen“. Anschließend kannst du nach Personen suchen und sie hinzufügen.

Falls mehrere Accounts denselben Namen tragen, wird zusätzlich die User-ID angezeigt.

Gruppen oder Projekte hinzufügen

Kalender können auch direkt mit Gruppen oder Projekten geteilt werden. Gib dazu im Freigabefeld den Namen in folgendem Format ein:

• Gruppen: G – Gruppenname
• Projekte: P – Projektname

Wichtig: Achte auf die beiden Leerzeichen rund um den Bindestrich.

BigBlueButton Videokonferenz

Für jede Gruppe / jedes Projekt kann ein eigener BigBlueButton (BBB) Raum erstellt werden und für Sitzungen, Besprechungen usw. genutzt werden.

BBB für Gruppe/Projekt aktivieren

In den Gruppen- bzw. Projekteinstellungen können Admins unter „Videokonferenz einbetten“ die Option „BBB-Meeting“ auswählen. Nach der Aktivierung erscheint in den Apps ein neuer Button „Videokonferenz“, mit dem Gruppenmitglieder direkt zum Videokonferenzraum der jeweiligen Gruppe gelangen.

Externe Gäste zur Videokonferenz einladen

Als Moderator*in siehst du im öffentlichen Chat ganz oben eine Nachricht mit einem Einladungslink (z. B. https://wechange.de/bbb/abc-def-hij/). Kopiere diesen Link und teile ihn mit den Personen, die du einladen möchtest.

Über diesen Link können auch externe Gäste ohne HoPo-Portal Account an dem Meeting teilnehmen. Der Link bleibt für den Raum immer gleich, kann also für wiederkehrende Sitzungen einfach aus vorherigen Einladungen übernommen werden.

Moderator*innen können im BigBlueButtonmeeting den Zugang für Gäste einschränken. In der Linken Seitenleiste neben „Teilnehmer“ auf das Zahnrad → „Gastzugang regeln“. Dort kann eingestellt werden, dass Gäste bevor sie dem Meeting beitreten können zugelassen werden müssen, dass sie direkt beitreten können oder dass der Gastzugang (temporär) deaktiviert wird. Der Link kann außerdem über den Portal-Support zurückgesetzt werden.

Hinweis: Die Browser-URL (z. B. https://portal.fzs.de/group/ausschuss-der-studentinnenschaften/meeting/) sollte nur zum Einladen genutzt werden, wenn ausschließlich Gruppenmitglieder teilnehmen sollen. Nicht-Mitglieder oder Personen ohne Account werden beim Klick auf diese URL auf das öffentliche Gruppen-Dashboard weitergeleitet und können der Videokonferenz nicht beitreten.

Rollen und Rechte

Moderator*in

• Gruppen-Admins haben automatisch Moderator*innen-Rechte
• Können BBB-Einstellungen ändern
• Können Gastzugänge einschränken
• Können weitere Moderator*innen und Präsentator*innen ernennen

Präsentator*in

• Können Präsentationen hochladen
• Können ihren Bildschirm teilen

Teilnehmer*innen

• Alle Personen mit HoPo-Portal-Account

Gäste

• Personen, die ohne Account über den Gastzugang beitreten
• Können zu Präsentator*innen ernannt werden
• Können nicht zu Moderator*innen ernannt werden

BBB in Kalender Veranstaltung

Neben dem BBB-Raum für die Gruppe können falls in einer Gruppe mal zwei getrennte Videokonferenzen gleichzeitig stattfinden sollen auch zusätzliche an Veranstaltungen gekoppelte Videokonferenzräume erstellt werden. Dafür in der jeweiligen Gruppe eine neue Veranstaltung anlegen und unter zusätzliche Einstellungen → Videokonferenz einbetten → BBB-Meeting auswählen.

Nextcloud

Zum Speicher von Dateien ist in das HoPo-Portal die OpenSource Software Nextcloud integriert. Unsere Nextcloud bietet neben Filehosting- und Filesharing-Funktionen auch Collabora zur Online-Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen (vergleichbar mit Google Docs/Sheets/Slides). Eine Ausführlichere Anleitung für Nextcloud gibt es hier: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/webinterface.html

Unterschied zu „Files“: Seit etwa 2020 ist die Nextcloud im HoPo-Portal integriert. Zuvor wurde eine andere App zum Speichern von Dateien genutzt, die sich unter „Files“ nach wie vor in Gruppen aktivieren lässt. Allerdings bietet die Files-App deutlich weniger Funktionen als die Nextcloud. Wir empfehlen daher für alle Gruppen die Nutzung der „Cloud“. Perspektivisch werden wir die Dateien aus der Files-App irgenwann in die Nextcloud migrieren und die alte App dann abschalten.

Zugriff und Organisation

Jede Gruppe bzw. jedes Projekt im HoPo-Portal erhält einen eigenen Ordner in der Nextcloud, sobald die Cloud-Funktion aktiviert wird. Diese Ordner heißen immer „G – Gruppenname“ bzw. „P – Projektname“. Alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe/des Projekts haben automatisch Zugriff auf den entsprechenden Ordner.

Zugriff zur Cloud:

• Über das Wolken-Icon im Kopfmenü (Direktlink: cloud.portal.fzs.de)
• Über den Punkt „Cloud“ im Seitenmenü der jeweiligen Gruppe/des Projekts

Desktop-Synchronisation

Mit dem Nextcloud-Desktop-Client können Cloud-Ordner mit lokalen Ordnern auf dem Computer synchronisiert werden. Dies funktioniert auch mit mobilen Apps für Smartphones und Tablets.

Installation:

1. Nextcloud-Client herunterladen: https://nextcloud.com/install/#install-clients
2. „cloud.portal.fzs.de“ als Server-Adresse eingeben
3. Im Browserfenster den Zugriff bestätigen
4. Gewünschte Ordner zur Synchronisation auswählen

Ausführliche Anleitung: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/desktop/installation.html

Wichtig: Bei Bearbeitung synchronisierter Dateien mit lokalen Programmen (z.B. Microsoft Office, LibreOffice) erfolgt die Synchronisation nur beim Speichern, nicht in Echtzeit. Gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen ist nur möglich, wenn alle die Datei im Browser geöffnet haben.

Dateien teilen

Innerhalb des HoPo-Portals: Dateien und Ordner können mit einzelnen Nutzer:innen oder ganzen Gruppen und Projekten geteilt werden. Dazu auf das Sharing-Icon neben dem Datei-/Ordnernamen klicken und den Namen des Users/der Gruppe/des Projekts eingeben.

Mit externen Personen: Über Freigabe-Links können Dateien und Ordner auch mit Personen außerhalb des HoPo-Portals geteilt werden. Beim Teilen von bearbeitbaren Formaten (.docx/.odt, .xlsx/.ods, .pptx/.odp) kann die Bearbeitung erlaubt werden.

Um den Zugriff etwas einzuschränken kann bei jeder Freigabe ein Ablaufdatum (max. 30 Tage) und einen Passwortschutz gesetzt werden.

Speicherplatz

Gruppenordner: Jede Gruppe/jedes Projekt erhält standardmäßig 1 GB kostenlosen Speicherplatz. Alle Dateien innerhalb des Gruppenordners teilen sich diesen Speicherplatz, unabhängig davon, wer sie hochgeladen hat.

Bei voller Auslastung erscheint die Meldung: „Gruppenordner XYZ ist voll, Dateien können nicht mehr aktualisiert oder synchronisiert werden!“

Mehr Speicherplatz: Bei Bedarf schalten wir euch gerne zusätzlichen Speicherplatz frei, wünschen uns aber wenn irgendwie möglich eine finanzielle Beteiligung an den Hosting-Kosten. Die betragen pro 1 GB für Server, Wartung usw. ca 1 € im Monat. Schreibt uns einfach mit dem Namen eurer Gruppe/eures Projekts und wir kümmern uns darum.

Persönlicher Speicher: Jeder Account verfügt zusätzlich über 100 MB persönlichen Speicher für Dateien außerhalb von Gruppenordnern (direkt auf der obersten Ebene der Cloud). Die Anzeige des persönlichen Speichers findet sich unten links in der Nextcloud (z.B. „5.9 MB von 100 MB verwendet“) und kann etwas verwirren – sie bezieht sich nicht auf Dateien in Gruppenordnern! Der tatsächlich verfügbare Speicherplatz in Gruppenordnern wird separat gezählt und beträgt standardmäßig 1 GB pro Gruppe/Projekt.

Pads in der Cloud

In der Nextcloud lassen sich Pads in Ordner anlegen. Wenn das Pad in Gruppenordner angelegt wird, haben andere Gruppenmitglieder auch direkt Zugriff. Außerdem kann anderen Accounts durch Eingabe des Namens in das Freigabefeld oder per Link auch ohne Account Zugriff gegeben werden.

Die Pad Integration in die Cloud ist jedoch nicht für Daten sensible Pads gedacht, da wenn man nicht nur den Link zur Cloud sondern den Link zum Pad hat, hat man auch Accountfreigabe direkt Zugriff darauf hat.

Aufgaben-Board

Mit dem Aufgaben-Board könnt ihr in Gruppen und Projekten Aufgaben in Listen organisieren, Personen zuweisen, Fälligkeitsdaten setzen, Labels vergeben, Checklisten bzw. Unteraufgaben anlegen, Kommentare hinzufügen und Dateien an Aufgaben anhängen.

Das Aufgaben Board kann in dieser Beispiel-Gruppe ausprobiert werden. Einfach auf „Jetzt beitreten“ klicken und testen: https://portal.fzs.de/group/beispiel-studierendenschaft/board/

Um das Aufgaben-Board zu nutzen in den jeweiligen Gruppen- / Projekt-Einstellungen unter „Welche Apps sollen aktiviert sein?“ die App „Aufgaben-Board“ aktivieren und anschließend speichern.

Neue Aufgabe anlegen

1. Im Board in der gewünschten Liste auf „+“ klicken.
2. Einen Titel für die Aufgabe eingeben.
3. Aufgabe öffnen, um weitere Details zu ergänzen.

Neue Liste anlegen

1. Im Board ganz nach rechts scrollen.
2. Auf „Liste erstellen“ klicken.
3. Einen Listennamen eingeben und speichern.

Aufgaben-Board mit Handy oder Desktop synchronisieren

Siehe „Nextcloud Kalender und Deck mit Handy / Desktop synchronisieren“.

Derzeit ist leider noch kein vollständiger Sync möglich: Aufgaben können aktuell nur im Portal erstellt, bearbeitet und gelöscht und anschließend auf dem Handy angezeigt werden. An einem echten Sync, bei dem auch auf dem Handy Aufgaben erstellt und bearbeitet werden können, wird bereits gearbeitet.

Migration von bestehenden Nextcloud Deck Boards

Wenn ihr bereits ein Board in der bisherigen Nextcloud genutzt habt, könnt ihr es über folgenden Link in das neue Aufgaben-Board übernehmen: https://portal.fzs.de/migrate/user_decks/

Migriert werden können nur Boards, für die ihr entweder die Berechtigung „Besitzer“ oder die Berechtigungen „Verwalten“ und „Teilen“ habt. Falls dir ein Board nicht angezeigt wird, sollte die Person mit den nötigen Berechtigungen die Migration durchführen.

Als Ziel für die Migration können nur Gruppen und Projekte ausgewählt werden, in denen ihr Admin seid. Falls keine der bestehenden Gruppen / Projekte für das Board passt, lege eine neue Gruppe / Projekt an und lade die Deck-Migrate Seite neu um die Gruppe / Projekt auszuwählen.

Ist im gewählten Ziel die App „Aufgaben-Board“ noch nicht aktiviert, wird sie bei der Migration automatisch aktiviert. Ist sie bereits aktiv, werden die Listen und Aufgaben zusätzlich eingefügt; bestehende Inhalte werden nicht überschrieben. Dabei können auch mehrere bestehende Boards in dieselbe Gruppe oder dasselbe Projekt migriert werden. Die Inhalte werden dann in einem gemeinsamen Aufgaben-Board zusammengeführt.

Bereits migrierte Boards werden weiterhin in der Liste angezeigt, ohne entsprechenden Hinweis. Dadurch können Boards auch mehrfach oder in verschiedene Gruppen und Projekte migriert werden. Falls dabei versehentlich Inhalte doppelt importiert werden, können die überflüssigen Listen einfach manuell gelöscht werden. Ihr könnt außerdem mehrere bestehende Boards in die gleiche Gruppe migrieren.

Boards werden nur noch in Gruppen und Projekten angezeigt; die bisherige Ansicht in der Nextcloud ist deaktiviert.

Rocket.Chat

Rocket.Chat ist ein Open Source Messenger, der in das HoPo-Portal integriert ist. Ihr findet Rocket.Chat oben rechts im Menü zwischen dem Kalender und der Glocke.

Für jede HoPo-Portal Gruppe & Projekte werden automatisch auch zwei Rocket.Chat Gruppen erstellt: eine, in die auch die in der Gruppe geposteten Neuigkeiten gespiegelt werden und eine für Unterhaltungen. Die Mitglieder der Gruppen und Projekte sind automatisch auch Mitglied in der Rocket.Chat Gruppe.

Handy App

Für Android und iOS sowie für Windows, Mac und Linux gibt es Smartophone bzw. Desktop Apps, um noch komfortabler Nachrichten zu schreiben. Die Apps kannst du hier herunterladen: https://rocket.chat/de/install/

Anschließend musst du in der App das HoPo-Portal als Rocket.Chat-Server hinzufügen. Klicke dazu auf „Add Server“, tippe chat.portal.fzs.de in das workspace-URL Feld ein und melde dich anschließend mit deinen HoPo-Portal Zugangsdaten ein. Fertig.