HoPo-Portal FAQ

Accounts

Um das HoPo-Portal optimal nutzen zu können, legst du zuerst einen eigenen Account an. Die Registrierung erfolgt unter: https://portal.fzs.de/signup/

Bei der Erstellung gibst du mindestens deinen Vornamen an. Optional kannst du deinen Nachnamen ergänzen, damit andere dich leichter finden.

Nach dem ersten Login kannst du in deinen Profileinstellungen weitere Angaben machen, z. B. ein Profilbild hochladen, dein Studienfach eintragen oder vermerken, wo du hochschulpolitisch aktiv bist und welche Themen dich interessieren. Alle Angaben lassen sich jederzeit nachträglich ändern, ergänzen oder wieder löschen.

Für Gruppen lässt sich ein Gastzugang einrichten, damit auch Leute ohne sich einen Account zu erstellen, im Portal arbeiten können. Mehr dazu weiter unten. Wir empfehlen aber idR, sich einfach fix einen eigenen Account anzulegen.

Zugangsvoraussetzungen

Grundsätzlich können alle Personen einen Account erstellen, die hochschulpolitisch aktiv sind oder aktiv werden möchten. Ausgeschlossen sind lediglich Personen, die extrem rechten Parteien oder Organisationen angehören, der rechtsextremen Szene zuzuordnen sind oder bereits in der Vergangenheit durch rassistische, nationalistische, antisemitische, sexistische oder anderweitig menschenverachtende Äußerungen aufgefallen sind.

Profil-Sichtbarkeit

Für dein persönliches Profil kannst du festlegen, wer es sehen darf. Die Einstellung findest du in deinem Profil unter Profil bearbeiten → Profil-Sichtbarkeit. Zur Auswahl stehen:

• Nur Gruppen/Projekt-Mitglieder: Dein Profil ist nur für Personen sichtbar, mit denen du mindestens eine Gruppe oder ein Projekt teilst.
• Nur angemeldete Benutzer*innen: Alle eingeloggten Portal-Nutzer*innen können dein Profil sehen.
• Öffentlich sichtbar: Auch Personen ohne Account können dein Profil aufrufen.

Bestätigungsmail erhalten

Nach der Registrierung wird automatisch eine Bestätigungsmail an die angegebene Adresse versendet. Manchmal benötigt die Mail ein paar Minuten. Prüfe auch deinen Spam-Ordner. Falls nach etwa 30 Minuten keine Mail eingetroffen ist, schreibe eine Mail an:

Gruppen & Projekte

Im HoPo-Portal gibt es Gruppen, Projekte und das Forum als besonderen Gruppenbereich. Alle haben (fast) die gleichen Funktionen aber einen etwas unterschiedlichen Fokus:

Gruppen bilden den zentralen Arbeitsraum für hochschulpolitische Initiativen. Hier organisieren Gruppen ihre interne Arbeit: Neuigkeiten posten, Dateien ablegen, Dokumente (Pads) schreiben, Aufgaben verwalten, Termine planen oder Umfragen durchführen.

Wer für den eigenen AStA, StuRa, Fachschaft, eine BuFaTa oder Landesvertretung eine Gruppe nutzen möchte, kann über dieses Formular eine neue Gruppe beantragen: https://www.fzs.de/service/hopo-portal-gruppe-beantragen/

Projekte können das gleiche wie Gruppen, sind aber für etwas kleinere Einheiten gedacht und können im Portal als eine Art „Untergruppe“ einer Gruppe eingerichtet werden. Projekte müssen nicht extra beantragt werden. Gruppenadmins können neue Projekte in einer Gruppe direkt über das Gruppendashboard mit Klick auf“Projekt hinzufügen“ anlegen.

Alle User können ein Projekt unabhängig von Gruppen über das Menü oben links per Klick auf „Neues Projekt anlegen“ erstellen.

Da Gruppen & Projekte das gleiche können sprechen wir im folgenden einfach nur noch von Gruppen.

Das Forum ist eine besondere Gruppe, in der alle Portal-Nutzer*innen automatisch Mitglied sind. Es dient dem offenen hochschulpolitischen Austausch und der überregionalen Vernetzung. Hier können z. B. Veranstaltungen die für Studivertretungen überregional spannend sein könnten eingetragen werden.

Wer darf sich alles eine eigene Gruppe erstellen?

In erster Linie ist das HoPo-Portal für uns, die Landesstudierendenvertretungen, Bundesfachschaftentagungen, Fachschaften, unsere Mitgliedsstudivertretungen und Bündnispartner*innen gedacht. Wenn ihr gerne mit dem HoPo-Portal arbeiten wollt, aber zu keiner der genannten Gruppen gehört, schreibt uns einfach eine Mail an , dann finden wir sicher eine Lösung.

Gruppen-Admins

• neue Mitglieder einladen & zulassen
• bestehende Mitglieder zu Admins ernennen oder aus der Gruppe / Projekt entfernen
• Gruppen-Einstellungen verwalten (Info-Texte, Gruppenbild, Apps, ggf. Gruppe löschen)
• bestehende Inhalte der Gruppe verwalten (z. B. Pads umbenennen, Veranstaltungen bearbeiten, Sichtbarkeitseinstellungen einzelner Inhalte ändern usw.)

Gruppen-Mitglieder

• haben Zugriff auf Inhalte der Gruppe (jenachdem welche Apps aktiviert sind Pads, Veranstaltungen, Cloud, Rocket-Chat Gruppe)
• können neue Inhalte (Pads usw.) erstellen
• können die Einstellungen von ihnen erstellter Inhalte bearbeiten und ggf. löschen
• können nicht bestehende Inhalte die sie nicht selbst erstellt haben verwalten

Sichtbarkeitseinstellungen

Gruppen-Sichtbarkeit

In den Gruppeneinstellungen kann festgelegt werden, ob eine Gruppe (bzw. ein Projekt) öffentlich sichtbar ist oder nur mit HoPo-Portal Account. Eine Option die Gruppe nur für Gruppen-Mitglieder sichtbar zu machen gibt es nicht.

Inhalts-Sichtbarkeit

Unabhängig von der allgemeinen Gruppensichtbarkeit verfügt jedes einzelne Element (Neuigkeit, Veranstaltung, Pad, Umfrage usw.) über eigene Sichtbarkeitseinstellungen:

• Nur ich: das Element ist nur sichtbar für die Person die z. B. das Pad erstellt hat und nicht für andere Gruppenmitglieder
• Nur Gruppenmitglieder: ist sichtbar (und bei Pads bearbeitbar) von allen Gruppenmitgliedern
• Öffentlich: ist auch ohne Portal-Account & ohne Gruppenmitgliedschaft für alle sichtbar. Achtung: Pads lassen sich auch wenn sie Öffentlich sind nur mit Portal-Account bearbeiten.

Gastzugang

Der Gastzugang ermöglicht es Personen ohne Portal-Account, auf ausgewählte Inhalte von Gruppen und Projekten zuzugreifen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn externe Personen an der Arbeit beteiligt werden sollen, ohne dass sie sich im Portal registrieren müssen.

Empfehlung: Grundsätzlich empfehlen wir allen Personen, die mitarbeiten möchten, sich einen eigenen Account anzulegen und den entsprechenden Gruppen beizutreten, um alle Portal-Funktionen nutzen zu können. Der Gastzugang ist vor allem für Personen gedacht, die keinen Account anlegen möchten – etwa weil sie nur punktuell mitarbeiten oder bisher nicht aktiv in der Hochschulpolitik engagiert sind.

Funktionsweise

Über einen speziellen Gast-Link können nicht-registrierte Personen als Gast Zugriff auf eine Gruppe oder ein Projekt erhalten. Gäste müssen dafür nur ihren Namen eingeben und der Datenschutzerklärung sowie den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Berechtigungen von Gästen:

• ✓ Pads bearbeiten
• ✓ An Umfragen und Terminabstimmungen teilnehmen
• ✓ BigBlueButton-Videokonferenzen beitreten
• ✓ Dateien aus der Dateien-App herunterladen
• ✓ Kalender und Veranstaltungen einsehen
• ✗ Keine neuen Inhalte erstellen, bearbeiten oder löschen (Neuigkeiten, Veranstaltungen, Pads, Umfragen etc.)
• ✗ Kein Zugriff auf Cloud-Ordner oder Rocket.Chat

Gastzugang für ganze Gruppen aktivieren

Der Gastzugang ist standardmäßig deaktiviert und muss manuell aktiviert werden. Wenn ihr für eure Gruppe oder euer Projekt einen Gastzugang möchtet, könnt ihr wenn hr Gruppen-Admin seid das Formular auf fzs.de nutzen: https://www.fzs.de/service/hopo-portal/hopo-portal-gruppe-beantragen/#gastzugang

Der generierte Link wird anschließend für Admins in den Gruppeneinstellungen sichtbar. Die Aktivierung kann einige Tage dauern, da Gastzugänge derzeit noch händisch angelegt werden müssen.

Der Gastzugang kann über das Formular wieder deaktiviert werden. Dann kann niemand mehr über den Link ohne Gruppenmitgliedschaft auf die Gruppe zugreifen. Es kann auch ein neuer Link erstellt werden, wodurch der alte automatisch deaktiviert wird. Da der Link händisch deaktiviert / erneuert werden muss können zw. Formular ausfüllen und Umsetzung ein paar Tage vergehen.

Gastzugang nur für einzelne Pads

Wenn Personen ohne eigenen Account nur an einzelnen Pads mitarbeiten sollen, ohne dass dafür ein Gastzugang für die ganze Gruppe aktiviert werden muss, gibt es eine Alternative: Im HoPo-Portal existiert eine spezielle Gruppe „Gastzugang“ mit dem öffentlichen Link https://portal.fzs.de/guest/gastzugang/. Über diesen Link können Externe als Gast auf das Portal zugreifen und erhalten dadurch die Berechtigung, öffentliche Pads aus beliebigen Gruppen zu bearbeiten.

Um diese Funktion zu nutzen:

1. Pad auf „Öffentlich“ stellen: Das Pad in eurer Gruppe auf „Öffentlich“ setzen, damit es auch ohne Anmeldung sichtbar ist.
2. Gast-Link teilen: Externe Personen können sich über https://portal.fzs.de/guest/gastzugang/ als Gast im Portal anmelden.
3. Pad-Link teilen: Nach der Gast-Anmeldung können die Personen über den direkten Link zum öffentlichen Pad dieses auch bearbeiten.

Diese Variante hat den Vorteil, dass ihr keinen eigenen Gastzugang für eure Gruppe aktivieren müsst und externe Personen nur Zugriff auf die spezifischen Pads erhalten, deren Links ihr teilt.

Nextcloud

Der Portal-Gastzugang ermöglicht keinen Zugriff auf die Nextcloud. Wenn Dateien und Ordner aus der Cloud an Personen ohne Portal-Account freigegeben werden sollen, kann dafür die Nextcloud-eigene Dateifreigabe genutzt werden. Mehr Infos dazu gibt es hier: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/files/sharing.html

Veranstaltungen

Neue Veranstaltung anlegen

Alle HoPo-Portal Mitglieder können in den Gruppen, Projekten und im Forum Veranstaltungen erstellen. Klicke dafür einfach in der Gruppen- / Projektübersicht auf „Aktuelle Veranstaltungen“ und anschließend auf den Tag, an dem du die Veranstaltung erstellen möchtest. Anschließend kannst du alle weiteren Angaben ergänzen. Veranstaltungen die du in Projekten erstellst, kannst du außerdem auch in der zugehörigen Gruppe anzeigen lassen.

Der Kalender im Forum, dem alle Nutzer*innen des HoPo-Portals automatisch angehören, können ebenfalls Veranstaltungen eingetragen werden. Da die Veranstaltungen des Forums auch nicht-registrierten Personen angezeigt werden, dient der Forums-Kalender als überregionale Plattform zur Bewerbung von Veranstaltungen unterschiedlichster studentischer Gruppen.

Tipp: Veranstaltungen, die du im Forum anlegst, kannst du über die Funktion „In Projekten anzeigen lassen …“ in den Kalender deiner Gruppen/Projekte übertragen. Veranstaltungen die du in deiner Gruppe anlegst, kannst du über selbige Funktion in deinen Projekten anzeigen lassen. Leider ist es jedoch nicht möglich, umgekehrt Veranstaltungen aus einem Projekt in deiner Gruppe anzeigen zu lassen, Veranstaltungen aus einer Gruppe in einer anderen Gruppe anzeigen zu lassen oder Veranstaltungen, die in einer Gruppe angelegt wurden, im Forumskalender anzeigen zu lassen.

Kalender mit Handy Synchronisieren

Wenn du in der jeweiligen Gruppe / Projekt auf der Seite „Aktuelle Veranstaltungen“ bist, findest du unter dem Kalender den Button „Feed für Veranstaltungen“. Dort kannst du die Veranstaltungen über den iCal-Link in andere Kalenderprogramme (z. B. Thunderbird oder auf dein Handy) abonnieren. Leider ist es aktuell noch nicht möglich, Veranstaltungen von deinem Handykalender auch in den HoPo-Portal Kalender zu synchronisieren.

Terminabstimmungen

Klicke dafür in der Gruppen- / Projektübersicht ebenfalls auf „Aktuelle Veranstaltungen“ und wähle anschließend im Menü den Reiter „Terminabstimmungen“. Dort kannst du einen Titel für die Terminabstimmung eintippen und im nächsten Schritt die möglichenTermine auswählen, eine Beschreibung hinzufügen und Leute für die Abstimmung markieren.

BigBlueButton Videokonferenz

Für jede Gruppe / jedes Projekt kann ein eigener BigBlueButton (BBB) Raum erstellt werden und für Sitzungen, Besprechungen usw. genutzt werden.

BBB für Gruppe/Projekt aktivieren

In den Gruppen- bzw. Projekteinstellungen können Admins unter „Videokonferenz einbetten“ die Option „BBB-Meeting“ auswählen. Nach der Aktivierung erscheint in den Apps ein neuer Button „Videokonferenz“, mit dem Gruppenmitglieder direkt zum Videokonferenzraum der jeweiligen Gruppe gelangen.

Externe Gäste zur Videokonferenz einladen

Als Moderator*in siehst du im öffentlichen Chat ganz oben eine Nachricht mit einem Einladungslink (z. B. https://wechange.de/bbb/abc-def-hij/). Kopiere diesen Link und teile ihn mit den Personen, die du einladen möchtest.

Über diesen Link können auch externe Gäste ohne HoPo-Portal Account an dem Meeting teilnehmen. Der Link bleibt für den Raum immer gleich, kann also für wiederkehrende Sitzungen einfach aus vorherigen Einladungen übernommen werden.

Moderator*innen können im BigBlueButtonmeeting den Zugang für Gäste einschränken. In der Linken Seitenleiste neben „Teilnehmer“ auf das Zahnrad → „Gastzugang regeln“. Dort kann eingestellt werden, dass Gäste bevor sie dem Meeting beitreten können zugelassen werden müssen, dass sie direkt beitreten können oder dass der Gastzugang (temporär) deaktiviert wird. Der Link kann außerdem über den Portal-Support zurückgesetzt werden.

Hinweis: Die Browser-URL (z. B. https://portal.fzs.de/group/ausschuss-der-studentinnenschaften/meeting/) sollte nur zum Einladen genutzt werden, wenn ausschließlich Gruppenmitglieder teilnehmen sollen. Nicht-Mitglieder oder Personen ohne Account werden beim Klick auf diese URL auf das öffentliche Gruppen-Dashboard weitergeleitet und können der Videokonferenz nicht beitreten.

Rollen und Rechte

Moderator*in

• Gruppen-Admins haben automatisch Moderator*innen-Rechte
• Können BBB-Einstellungen ändern
• Können Gastzugänge einschränken
• Können weitere Moderator*innen und Präsentator*innen ernennen

Präsentator*in

• Können Präsentationen hochladen
• Können ihren Bildschirm teilen

Teilnehmer*innen

• Alle Personen mit HoPo-Portal-Account

Gäste

• Personen, die ohne Account über den Gastzugang beitreten
• Können zu Präsentator*innen ernannt werden
• Können nicht zu Moderator*innen ernannt werden

BBB in Kalender Veranstaltung

Neben dem BBB-Raum für die Gruppe können falls in einer Gruppe mal zwei getrennte Videokonferenzen gleichzeitig stattfinden sollen auch zusätzliche an Veranstaltungen gekoppelte Videokonferenzräume erstellt werden. Dafür in der jeweiligen Gruppe eine neue Veranstaltung anlegen und unter zusätzliche Einstellungen → Videokonferenz einbetten → BBB-Meeting auswählen.

Nextcloud

Zum Speicher von Dateien ist in das HoPo-Portal die OpenSource Software Nextcloud integriert. Unsere Nextcloud bietet neben Filehosting- und Filesharing-Funktionen auch Collabora zur Online-Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen (vergleichbar mit Google Docs/Sheets/Slides). Eine Ausführlichere Anleitung für Nextcloud gibt es hier: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/webinterface.html

Unterschied zu „Files“: Seit etwa 2020 ist die Nextcloud im HoPo-Portal integriert. Zuvor wurde eine andere App zum Speichern von Dateien genutzt, die sich unter „Files“ nach wie vor in Gruppen aktivieren lässt. Allerdings bietet die Files-App deutlich weniger Funktionen als die Nextcloud. Wir empfehlen daher für alle Gruppen die Nutzung der „Cloud“. Perspektivisch werden wir die Dateien aus der Files-App irgenwann in die Nextcloud migrieren und die alte App dann abschalten.

Zugriff und Organisation

Jede Gruppe bzw. jedes Projekt im HoPo-Portal erhält einen eigenen Ordner in der Nextcloud, sobald die Cloud-Funktion aktiviert wird. Diese Ordner heißen immer „G – Gruppenname“ bzw. „P – Projektname“. Alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe/des Projekts haben automatisch Zugriff auf den entsprechenden Ordner.

Zugriff zur Cloud:

• Über das Wolken-Icon im Kopfmenü (Direktlink: cloud.portal.fzs.de)
• Über den Punkt „Cloud“ im Seitenmenü der jeweiligen Gruppe/des Projekts

Desktop-Synchronisation

Mit dem Nextcloud-Desktop-Client können Cloud-Ordner mit lokalen Ordnern auf dem Computer synchronisiert werden. Dies funktioniert auch mit mobilen Apps für Smartphones und Tablets.

Installation:

1. Nextcloud-Client herunterladen: https://nextcloud.com/install/#install-clients
2. „cloud.portal.fzs.de“ als Server-Adresse eingeben
3. Im Browserfenster den Zugriff bestätigen
4. Gewünschte Ordner zur Synchronisation auswählen

Ausführliche Anleitung: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/desktop/installation.html

Wichtig: Bei Bearbeitung synchronisierter Dateien mit lokalen Programmen (z.B. Microsoft Office, LibreOffice) erfolgt die Synchronisation nur beim Speichern, nicht in Echtzeit. Gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen ist nur möglich, wenn alle die Datei im Browser geöffnet haben.

Dateien teilen

Innerhalb des HoPo-Portals: Dateien und Ordner können mit einzelnen Nutzer:innen oder ganzen Gruppen und Projekten geteilt werden. Dazu auf das Sharing-Icon neben dem Datei-/Ordnernamen klicken und den Namen des Users/der Gruppe/des Projekts eingeben.

Mit externen Personen: Über Freigabe-Links können Dateien und Ordner auch mit Personen außerhalb des HoPo-Portals geteilt werden. Beim Teilen von bearbeitbaren Formaten (.docx/.odt, .xlsx/.ods, .pptx/.odp) kann die Bearbeitung erlaubt werden.

Um den Zugriff etwas einzuschränken kann bei jeder Freigabe ein Ablaufdatum (max. 30 Tage) und einen Passwortschutz gesetzt werden.

Speicherplatz

Gruppenordner: Jede Gruppe/jedes Projekt erhält standardmäßig 1 GB kostenlosen Speicherplatz. Alle Dateien innerhalb des Gruppenordners teilen sich diesen Speicherplatz, unabhängig davon, wer sie hochgeladen hat.

Bei voller Auslastung erscheint die Meldung: „Gruppenordner XYZ ist voll, Dateien können nicht mehr aktualisiert oder synchronisiert werden!“

Mehr Speicherplatz: Bei Bedarf schalten wir euch gerne zusätzlichen Speicherplatz frei, wünschen uns aber wenn irgendwie möglich eine finanzielle Beteiligung an den Hosting-Kosten. Die betragen pro 1 GB für Server, Wartung usw. ca 1 € im Monat. Schreibt uns einfach mit dem Namen eurer Gruppe/eures Projekts und wir kümmern uns darum.

Persönlicher Speicher: Jeder Account verfügt zusätzlich über 100 MB persönlichen Speicher für Dateien außerhalb von Gruppenordnern (direkt auf der obersten Ebene der Cloud). Die Anzeige des persönlichen Speichers findet sich unten links in der Nextcloud (z.B. „5.9 MB von 100 MB verwendet“) und kann etwas verwirren – sie bezieht sich nicht auf Dateien in Gruppenordnern! Der tatsächlich verfügbare Speicherplatz in Gruppenordnern wird separat gezählt und beträgt standardmäßig 1 GB pro Gruppe/Projekt.

Weitere Nextcloud-Apps

Eine Nextcloud kann theoretisch auch alleine, ohne Portal-Anbindung usw. betrieben werden. Manche Funktionen, die wir im Portal haben, gibt es daher in etwas anderer Form auch in der Cloud: z. B. einen Kalender, eine Aufgaben App usw.

Viele dieser doppelten Funktionen in Portal und Cloud werden gerade weiterentwickelt, so dass HoPo-Portal und Nextcloud noch stärker ineinander integriert sind. Wir haben deshalb aber noch keine genauere Anleitung für den Nextcloud Kalender. Wer den jetzt schon nutzen möchte findet vllt. die kommenden beiden Abschnitte hilfreich:

App-Passwort für die HoPo-Portal Nextcloud erstellen

Cloud-Accounts im HoPo-Portal nutzen Single Sign-On (OAuth2) für die Anmeldung und haben daher standardmäßig kein eigenes Passwort. Um den Nextcloud Kalender z. B. mit dem Handy synchronisieren zu können, muss daher in der Cloud ein „App-Passwort“ erstellt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Vorbereitung

• Von der Cloud abmelden: Oben rechts auf das Profilbild klicken und „Abmelden“ wählen
• Diese Sicherheitsmaßnahme stellt sicher, dass App-Passwörter nur bei frischer Anmeldung erstellt werden können

2. Erneute Anmeldung

• Wieder am Portal anmelden

3. Sicherheitseinstellungen aufrufen

• Zu den Nextcloud-Einstellungen unter „Sicherheit“ navigieren
• Direkter Link: https://cloud.portal.fzs.de/settings/user/security

4. App-Passwort erstellen

• Zum Bereich „App-Passwörter“ scrollen (unten auf der Seite)
• Bei „App-Name“ eine Beschreibung eingeben (z.B. „Kalender“, „OwnCloud“, „Mobile App“)
• Auf „Neues App-Passwort erstellen“ klicken

5. Anmeldedaten verwenden

• Den eigenen Benutzernamen (wechange-…) zusammen mit dem generierten App-Passwort verwenden
• Diese Kombination funktioniert für die Anmeldung in externen Anwendungen

6. Abschluss

• Auf „Erledigt“ klicken, wenn die Einrichtung erfolgreich war
• Das App-Passwort wird in der Liste der aktiven App-Passwörter angezeigt

Troubleshooting

Passwort vergessen?

• Die entsprechende Anwendung aus der App-Passwort-Liste löschen
• Ein neues App-Passwort mit derselben Anleitung erstellen

Sicherheitshinweise

• App-Passwörter sollten nur für vertrauenswürdige Anwendungen verwendet werden
• Nicht mehr benötigte App-Passwörter sollten gelöscht werden
• Jede Anwendung sollte ein eigenes App-Passwort erhalten

Sonstiges

Falls die Anmeldung nicht funktioniert:

1. Benutzername und App-Passwort auf Tippfehler überprüfen
2. Sicherstellen, dass der vollständige Benutzername (mit „wechange-“ Präfix) verwendet wird
3. Bei anhaltenden Problemen ein neues App-Passwort erstellen

Kalender freigeben

Jeder Kalender in der Nextcloud gehört immer einer bestimmten Person. Nur diese Person kann Einstellungen am Kalender vornehmen. Der Besitz eines Kalenders kann derzeit nicht übertragen werden.

Bei Verbandskalendern oder anderen geteilten Kalendern sollte der Kalender von einer Person erstellt werden, die voraussichtlich langfristig aktiv bleibt. Sollte diese Person irgendwann nicht mehr erreichbar sein, muss ein neuer Kalender angelegt werden.

Schritt 1: Freigabe-Optionen öffnen

1. Bewege die Maus in der linken Seitenleiste über den gewünschten Kalender
2. Das Link-Symbol verwandelt sich in einen Stift
3. Klicke auf das Stift-Symbol
4. Wähle „Kalender teilen“

Schritt 2a: Personen hinzufügen

Gib den Namen der Person in das Textfeld ein. Falls mehrere Accounts mit demselben Namen existieren, wird zusätzlich die User-ID angezeigt (die Nummer aus der URL des jeweiligen User-Accounts, z.B. https://portal.fzs.de/user/4/).

Schritt 2b: Gruppen oder Projekte hinzufügen

Für ganze Gruppen oder Projekte (alle Mitglieder erhalten automatisch Zugriff) gibst du folgendes Format ein:

• Für Gruppen: G - [Gruppenname]
• Für Projekte: P - [Projektname]

Wichtig: Achte auf die zwei Leerzeichen zwischen dem Bindestrich und dem Namen.

Pads in der Cloud

In der Nextcloud lassen sich Pads in Ordner anlegen. Wenn das Pad in Gruppenordner angelegt wird, haben andere Gruppenmitglieder auch direkt Zugriff. Außerdem kann anderen Accounts durch Eingabe des Namens in das Freigabefeld oder per Link auch ohne Account Zugriff gegeben werden.

Die Pad Integration in die Cloud ist jedoch nicht für Daten sensible Pads gedacht, da wenn man nicht nur den Link zur Cloud sondern den Link zum Pad hat, hat man auch Accountfreigabe direkt Zugriff darauf hat.

Rocket.Chat

Rocket.Chat ist ein Open Source Messenger, der in das HoPo-Portal integriert ist. Ihr findet Rocket.Chat oben rechts im Menü zwischen dem Kalender und der Glocke.

Für jede HoPo-Portal Gruppe & Projekte werden automatisch auch zwei Rocket.Chat Gruppen erstellt: eine, in die auch die in der Gruppe geposteten Neuigkeiten gespiegelt werden und eine für Unterhaltungen. Die Mitglieder der Gruppen und Projekte sind automatisch auch Mitglied in der Rocket.Chat Gruppe.

Handy App

Für Android und iOS sowie für Windows, Mac und Linux gibt es Smartophone bzw. Desktop Apps, um noch komfortabler Nachrichten zu schreiben. Die Apps kannst du hier herunterladen: https://rocket.chat/de/install/

Anschließend musst du in der App das HoPo-Portal als Rocket.Chat-Server hinzufügen. Klicke dazu auf „Add Server“, tippe chat.portal.fzs.de in das workspace-URL Feld ein und melde dich anschließend mit deinen HoPo-Portal Zugangsdaten ein. Fertig.