OpenSlides ist eine freie Software für digitale Versammlungen. Die OpenSlides Instanz des fzs wird u. a. auf fzs-Mitgliederversammlungen eingesetzt und kann aber auch von unseren Mitgliedern für deren Sitzungen genutzt werden.
Zum fzs OpenSlides: https://openslides.fzs.de/
Weitere Infos zur Software OpenSlides: https://openslides.com/ https://support.openslides.com/help/de-de https://github.com/OpenSlides/OpenSlides
Für Delegierte
Für OpenSlides benötigt ihr einen Account im HoPo-Portal: https://portal.fzs.de/de/signup
Im HoPo-Portal müsst ihr außerdem Mitglied der jeweiligen Gruppe sein, für deren Sitzung ihr OpenSlides nutzen wollt – erst dann habt ihr Zugriff auf die jeweilige Veranstaltung.
Anmeldung in OpenSlides
- Klickt auf „Anmelden mit HoPo-Portal Account“
- Meldet euch mit euren HoPo-Portal Zugangsdaten an
- Bei der ersten Anmeldung könnt ihr Pronomen und Redeliste-Präferenzen angeben
Browser-Tipp: Am zuverlässigsten funktioniert unsere OpenSlides Instanz in einem privaten / Inkognito Browser Fenster.
Wichtig: Die Veranstaltungen in Openslides sind Gruppen im HoPo-Portal zugeordnet und ihr müsst im HoPo-Portal Mitglied der entsprechenden Gruppe sein, um Zugriff auf die Veranstaltung zu haben. Die Gruppen werden bei jeder OpenSlides Anmeldung abgeglichen. Bei neuer Gruppenmitgliedschaft wartet eine halbe Minute oder klickt auf diesen Link zum neu synchronisieren und meldet euch neu an.
Profil-Einstellungen ändern: Die Angaben von der ersten Anmeldung könnt ihr derzeit nicht selbst ändern – schreibt eine Mail an unsere Support-Adresse.
Anwesenheit markieren
Klickt zu Beginn einer Sitzung oben rechts auf euren Namen und setzt das Häkchen bei „Anwesend“. Das hilft der Redeleitung zu sehen, wer anwesend ist und ist außerdem notwendig, um an Abstimmungen teilzunehmen.
Redeliste
Einfachste Option: Im Autopilot bei „Redeliste“ auf „+ Füge mich hinzu“ klicken.
Weitere Optionen:
- Auf der Tagesordnung beim entsprechenden TOP auf das Sprecher*innen-Symbol klicken
- Das Symbol findet ihr auch bei Anträgen und Wahlen
Anträge
Anträge ansehen
Im Navigationsmenü auf „Anträge“ klicken.
In einem Antrag könnt ihr Rechts über dem Text zwischen Originalfassung und Text mit angenommenen Änderungsanträgen wählen. Links vom Antragstext sind die Antragsteller*innen, Status etc. und falls es Änderungsanträge gibt die Möglichkeit die Änderungsanträge zu dem Antrag zu sehen.
Änderungsantrag stellen
- Zum gewünschten Antrag navigieren
- Oben rechts auf das Plus klicken
- Zu ändernde Absätze auswählen
- Text entsprechend ändern, ggf. Begründung angeben und speichern
Tipp: Gespräch mit ursprünglichen Antragsteller*innen kann hilfreich sein
Neuen Antrag stellen
- Auf der Anträge-Seite oben rechts auf „+“ klicken
- Antragstitel, Text und Begründung eintragen
- Mit „Speichern“ speichern
Je nach Veranstaltungseinstellung wird der Antrag direkt veröffentlicht oder muss erst von der Redeleitung freigeschaltet werden
Abstimmungen
Abstimmungen werden im Autopilot und (sofern ihr stimmberechtigt und anwesend seid) über eine Mitteilung am oberen Bildschirmrand angezeigt. Außerdem sind sie im jeweiligen Antrag sichtbar.
Troubleshooting
Irgendetwas funktioniert nicht
Erste Maßnahme: OpenSlides in einem privaten/Inkognito Browser-Fenster öffnen.
Besonders auf älteren Laptops funktioniert OpenSlides dann meist zuverlässiger da es sonst in regulären Browserfenstern oftmals Probleme mit Zwischenspeichern gibt. Hier haben wir für einige Browser Anleitungen dazu verlinkt: Firefox, Safari, Chrome
Weitere Infos zu Problemen mit Firewalls etc. gibt es in den FAQs von Openslides: https://support.openslides.com/help/de-de/8-erste-hilfe-haufige-fehler-oder-storquellen/103-verbindungsprobleme-und-endlosschleife-spinner
Nach Anmeldung sehe ich nichts oder „Sie sollten nicht hier sein“-Fehlermeldung
- Stellt sicher, dass ihr im HoPo-Portal Mitglied der entsprechenden Gruppe seid.
- Falls erst seit kurzem in neuer Gruppe im Portal: Eine Minute warten oder auf diesen Link zum neu synchronisieren klicken und neu anmelden.
Ich sollte noch in weiteren User Gruppen in OpenSlides sein
User-Gruppen werden bei jeder Anmeldung auf die HoPo-Portal Gruppen zurückgesetzt. Wenn du also nur in OpenSlides zu einer zusätzlichen Gruppe hinzugefügt wurdest, verschwindet diese bei der nächsten Anmeldung wieder. Für dauerhafte Gruppenmitgliedschaft müsst ihr im HoPo-Portal der entsprechenden Gruppe beitreten.
Die Abstimmung wird mir nicht angezeigt / ich kann nicht abstimmen
- Stelle sicher, dass du in einer User-Gruppe bist, die stimmberechtigt ist.
- Funktioniert die Internetverbindung?
- Browser schließen und in neuem Privaten Browser Fenster erneut anmelden
- stattdessen über ein anderens Geräte, z. B. Smartphone abstimmen.
Für die Redeleitung
Anträge und Tagesordnungspunkte aufrufen
- Nutzt die Projektions-Funktionen um TOPs und Anträge für alle sichtbar zu machen und die jeweilige Redeliste aufzurufen.
- Klickt dafür beim entsprechenden TOP / Antrag auf das Kamera Symbol.
- Der aufgerufene TOP / Antrag erscheint dann für alle im Autopilot
Redeliste
- Für jeden TOP/Antrag gibt es eine separate Redeliste
- Teilnehmende können sich über den Autopilot zum aktuell aufgerufenen TOP/Antrag auf die Redeliste setzen
- Ihr könnt Redner*innen auch manuell zur Liste hinzufügen
- Reihenfolge ändern: Per Drag & Drop verschieben, z. B. für Quotierung / Erstredner*innen / vorgezogenen Redebeiträgen
- Redeliste schließen: Über das Schloss-Symbol neben „Redeliste“ im Autopilot – dann können sich Teilnehmende sich zu dem TOP/Antrag nicht mehr eintragen
Abstimmungen
- Abstimmung anlegen: Im jeweiligen Antrag auf „+ Neue Abstimmung“ klicken
- Abstimmungsoptionen: entsprechend auswählen und anschließend Speichern.
- Art der Stimmabgabe: Namentlich (wer wie abgestimmt hat wird nach Ende sichtbar) oder anonym (nur sichtbar wer abgestimmt hat)
- Stimmberechtigte: welche User-Gruppen sollen bei der Abstimmung abstimmen dürfen
- Auswahlmöglichkeiten: Ja/Nein/Enthaltung oder nur Ja/Nein
- 100%-Basis: Soll z. B. Enthaltung zu Stimmgewichtigung gezählt werden oder nicht?
- Dauer der Stimmabgabe: kurzlaufend (für einige Minuten / Stunden), langlaufend (falls über mehrere Tage)
- Gremienadmins können in den Einstellungen festlegen welche Optionen vorausgewählt sein sollen und damit das Anlegen von Abstimmungen vereinfachen.
- Abstimmung starten: auf „Abstimmung starten“ klicken
- Während der Abstimmung: Durch klick auf den Abstimmungstitel sehr ihr, wer bereits abgestimmt hat.
- Beenden: „Stimmabgabe beenden“ → „Beenden & veröffentlichen“ damit alle das Ergebnis sehen.
Falls eine Abstimmung wiederholt werden soll kann entweder noch eine weitere Abstimmung angelegt werden oder die vorherige Abstimmung zurückgesetzt und neu gestartet werden.
Tagesordnung
Neuen TOP erstellen: In der Tagesordnungsübersicht oben rechts auf „+“ klicken. Falls Unterpunkten zu bestehenden TOP unter „Elternelement in der Tagesordnung“ den zugehörigen TOP auswählen.
Tagesordnung sortieren: In Tagesordnungsübersicht oben rechts bei den drei Punkten auf „Sortieren“ → TOPs per Drag & Drop sortieren → „Speichern“
Abstimmungen in TOPs / Umfragen: In Tagesordnungspunkten können Abstimmungen erstellt werden. Diese sind immer nicht-namentlich. Statt Ja / Nein wie bei Anträgen können können von der Redeleitung individuelle Abstimmungsoptionen angegeben werden. Abstimmung in TOPs nicht für Anträge nutzen da die Abstimmungsergebnisse dann nicht bei den jeweiligen Anträgen gespeichert sind. Beim fzs werden für einfache Ja/Nein-Abstimmungen (z.B. GO-Anträge) meist Abstimmungen in Anträgen genutzt da die schneller angelegt sind als die Abstimmungsoptionen jedes mal einzeln einzutragen.
Troubleshooting
Delegierten wird ein TOP / Antrag in der Tagesordnung nicht angezeigt
Prüft, ob der TOP/Antrag auf „öffentlich“ gestellt ist. Falls ja Internetverbindung checken, ggf. Browser schließen und in Inkognito Fenster neu Anmelden.
Für Gremienadmins
Als Gremienadmin könnt ihr innerhalb eures Gremiums eigene Veranstaltungen anlegen und verwalten. Gremienadmins werden in OpenSlides in den Gremieneinstellungen festgelegt und nicht mit dem HoPo-Portal synchronisiert. Gremienadmins können in ihren Gremium neue Admins benennen.
Neue Veranstaltung erstellen
Meistens bietet es sich an, die vorherige Veranstaltung zu duplizieren. Einstellungen werden dann übernommen.
Schritt-für-Schritt Anleitung Neue Veranstaltung mit Duplizieren:
- In der bisherigen Veranstaltung die Externe-ID in den Veranstaltungseinstellungen entfernen
- Im Hauptmenü auf „Gremien“ klicken → euer Gremium auswählen
- Bei der Veranstaltung von der Einstellungen etc. übernommen werden sollen auf die drei Punkte → „Duplizieren“
- Ggf. kurz warten, in der Veranstaltungsübersicht erscheint nun die neue Veranstaltung (mit Kopie / Copy im Titel)
- Veranstaltungseinstellungen der neuen Veranstaltung aufrufen
- Veranstaltungsdatum festlegen (wichtig für unseren Überblick damit wir Updates und Wartungsarbeiten entsprechend einplanen können)
- In den Veranstaltungseinstellungen die „Externe-ID“ der zugehörigen HoPo-Portal-Gruppe eintragen (die vorher aus der alten Veranstaltung gelöscht wurde)
- Ggf. Titel, Ort etc. anpassen.
- Übernommene Inhalte aus der vorherigen Veranstaltung löschen/anpassen:
- Alte Anträge löschen. Mit dem Duplizieren von Veranstaltungen werden auch die Anträge dupliziert. Nicht mehr benötigte Anträge in der neuen Veranstaltung können dort also gelöscht werden und bleiben trotzdem in der alten Veranstaltung bestehen.
- Tagesordnung anpassen
- Ggf. Dateien, Teilnehmende etc. aktualisieren
Alternativ kann für Veranstaltungen auch eine Vorlage erstellt werden und so Voreinstellungen für neue Veranstaltungen festgelegt werden.
Veranstaltungen archivieren
- Archiviert regelmäßig alte Veranstaltungen für bessere Performance
- Über Veranstaltungsübersicht → drei Punkte → „Archivieren“
- Nach Archivierung sind keine Änderungen mehr möglich
Externe-ID und User-Synchronisation
Was ist die Externe-ID bei Veranstaltungen?
- Verknüpft eure OpenSlides-Veranstaltung mit einer HoPo-Portal-Gruppe
- Accounts aus dieser Portal-Gruppe werden dann wenn sie sich in OpenSlides anmelden zu der Veranstaltung hinzugefügt (sofern sie dort nicht eh schon aus alten Veranstaltungen Mitglied sind)
- Die Externe-ID erhaltet ihr von Jacob
- Die Externe-ID kann nur bei einer Veranstaltung aktiv sein. Nach Veranstaltung / beim Anlegen einer neuen Veranstaltung die ID aus der alten Veranstaltung entfernen und danach bei der neuen Veranstaltung einfügen.
- Teilnehmende werden dadurch nur hinzugefügt. Damit Teilnehmende keinen Zugriff mehr auf eine Veranstaltung haben, müssen sie also manuell im HoPo-Portal aus der Gruppe UND in OpenSlides aus der Veranstaltung entfernt werden.
Veranstaltungs-Teilnehmende
Accounts werden durch die Externe-ID je nach HoPo-Portal-Gruppenmitgliedschaft automatisch in Veranstaltungen hinzugefügt. Beim Duplizieren von Veranstaltungen werden auch die Teilnehmenden in die neue Veranstaltung übernommen.
Auf Gremien-Ebene gibt es keine Teilnehmenden. Accounts haben also nur Zugriff auf Veranstaltungen bei denen sie auch als Teilnehmende eingetragen sind und nicht automatisch auf alle Veranstaltungen eines Gremiums nur weil sie in einer Veranstaltung in dem Gremium sind.
Veranstaltungsgruppen und Berechtigungen
In Veranstaltungen gibt es unterschiedliche Veranstaltungs-User-Gruppen über die Teilnehmenden unterschiedliche Rechte gegeben werden können. Im folgenden Unterscheiden wir daher zwischen HoPo-Portal Gruppen und OpenSlides-User-Gruppen.
Standard OpenSlides-User-Gruppen
- Standard: Können Inhalte ansehen
- Delegierte: Können abstimmen, Anträge stellen, Redeliste nutzen
- Mitarbeitende: Können Inhalte bearbeiten, aber keine großen Einstellungen ändern
- Admins: Vollzugriff auf Veranstaltungseinstellungen
In den Veranstaltungen können wenn nötig unter „Teilnehmende“ → drei Punkte → „Gruppen“ weitere Veranstaltungs-Gruppen angelegt werden um die verschiedenen Rechte noch detaillierter aufzuteilen. Dort kann außerdem genau festgelegt werden, welche Gruppe welche Rechte hat.
Gruppen-Mapping über HoPo-Portal
Welchen OpenSlides-User-Gruppen die Teilnehmenden in OpenSlides angehören wird über die Mitgliedschaft in HoPo-Portal Gruppen festgelegt.
Teilnehmende können von Admins auch in OpenSlides zu anderen OpenSlides-User-Gruppen hinzugefügt werden, diese werden aber bei der nächsten Anmeldung zurückgesetzt / an HoPo-Portal-Gruppen angepasst und dabei ggf. OpenSlides-User-Gruppenmitgliedschaften wieder entfernt. Das Gruppen-Mapping ist nur für die Veranstaltung aktiv, für die eine Externe-ID angegeben ist. OpenSlides-User-Gruppenmitgliedschaften in OpenSlides-Veranstaltungen ohne Externe-ID werden nicht durch Änderungen im HoPo-Portal geändert.
Für das Gruppen-Mapping mit dem HoPo-Portal kann bei jeder OpenSlides-User-Gruppen ebenfalls eine Externe-ID angegeben werden. Die Externe-ID für OpenSlides-User-Gruppen erhaltet ihr ebenfalls von Jacob.
- Unter „Teilnehmende“ → drei Punkte → „Gruppen“
- Gruppenname anklicken (z.B. „Delegierte“)
- Unter „Externe-ID“ die entsprechende Portal-Gruppen-ID eintragen
Externe-ID Syntax:
- Mitglieder einer Gruppe:
G[Gruppen-ID](z.B. G305) - Admins einer Gruppe:
G[Gruppen-ID]_Admins(z.B. G305_Admins)
Sonstiges
Ganz neues Gruppen-Mapping anlegen: Beim Anlegen eines neuen Gremiums richten wir das Veranstaltungs-Gruppen Mapping einmal ein. HoPo-Portal-Gruppen die bereits für das Mapping genutzt werden können von Veranstaltungs-Admins selber auch in andere Veranstaltungs-Gruppen ein- oder umgetragen werden (z. B. wenn G305_Admins Leute nicht zu Admins sondern lediglich in die Veranstaltungs-Gruppe „Mitarbeitende“ hinzufügen soll). HoPo-Portal Gruppen die sonst noch nicht für Mapping genutzt werden müssen hingegen von uns erst eingerichtet werden. Dafür einfach Jacob schreiben)
Bitte kein Accounts unabhängig vom HoPo-Portal: Veranstaltungs-Admins können theoretisch auch User erstellen, die sich ohne einen HoPo-Portal Account zu haben über den OpenSlides internen Login anmelden können. Bitte macht das nicht! Für uns ist das User-Management bedeutend einfacher wenn alles über das HoPo-Portal läuft, das Anlegen von weiteren Accounts würde den Support-Aufwand stark erhöhen.
Weitere Anleitungen
OpenSlides Video-Anleitung von der 73. MV: https://www.youtube.com/watch?v=_-fLw0HINW8
OpenSlides-FAQ https://support.openslides.com/help/de-de
Troubleshooting
Delegierte werden nicht zu den Veranstaltungen hinzugefügt
Überprüfen ob die Externe-ID in der Veranstaltung korrekt gesetzt ist und sie im HoPo-Portal Mitglied in der Gruppe sind.
Accounts aus HoPo-Portal Gruppe entfernt aber noch in Veranstaltung
Unsere OpenSlides Instanz funktioniert so, dass Accounts nur automatisch aufgrund von HoPo-Portal-Gruppenmitgliedschaften zu Veranstaltungen hinzugefügt werden. Wenn ein Account keinen Zugriff mehr auf eine Veranstaltung haben soll, muss er sowohl im HoPo-Portal aus der Gruppe als auch in OpenSlides manuell aus der Veranstaltung entfernt werden.
Accounts aus HoPo-Portal Gruppe entfernt aber immer noch in OpenSlides-User Gruppen
Ist in der Veranstaltung keine Externe-ID angegeben findet keine Synchronisation mit dem HoPo-Portal mehr statt und User bleiben in der Veranstaltung OpenSlides-User Gruppe auch wenn sie im Portal aus Gruppen entfernt werden. Um OpenSlides-User Gruppenmitgliedschaften bei Veranstaltungen ohne Synchronisation zu entfernen daher zusätzlich manuell in OpenSlides entsprechend anpassen
Eigenes OpenSlides Gremium erstellen
Ihr wollt die fzs OpenSlides-Instanz für eure Studierendenschaft nutzen? Dann schreibt uns einfach eine Nachricht mit folgenden Infos:
Welche HoPo-Portal Gruppe soll für Hinzufügen zu Veranstaltung genutzt werden?
In der HoPo-Portal-Gruppe müssen alle, die OpenSlides nutzen wollen Mitglied sein. Falls ihr noch keine HoPo-Portal Gruppe habt legen wir euch eine an. Für uns ist es dabei praktisch, wenn ihr eine Legislatur-Unabhängige Gruppe habt und ihr dort scheidende Mitglieder nach jeder Legislatur entfernt / hinzufügt und wir nicht jedes Jahr das Mapping anpassen müssen – aber auch das ist möglich.
Welche OpenSlides-User-Gruppen braucht ihr und mit welchen Portal-Gruppen sollen die Verknüpft werden?
Jenachdem wie eure Sitzungen so ablaufen bieten sich unterschiedliche Mappings an.
Beispiel 1 kleines Setup: Mitglieder aus HoPo-Portal-Gruppe „StuPa/StuRa/AStA“ sollen OpenSlides-Gruppe Delegierte sein, Admins aus HoPo-Portal-Gruppe „StuPa/StuRa/AStA“ sollen OpenSlides-Gruppe Admins sein
Beispiel 2 etwas größeres Setup: Mitglieder aus HoPo-Portal-Gruppe „StuPa/StuRa/AStA“ sollen OpenSlides-Gruppe Delegierte sein, Admins aus HoPo-Portal-Gruppe „StuPa/StuRa/AStA“ sollen OpenSlides-Gruppe Redeleitung sein, Mitglieder aus HoPo-Portal-Gruppe „Verwaltung“ sollen OpenSlides-Gruppe Admins sein.
Einschränkungen
Wir freuen uns, wenn ihr diese OpenSlides Instanz mit nutzt! Je mehr Gruppen die Instanz nutzen desto mehr lohnt sich auch das regelmäßige Updaten, Anleitungen schreiben, Integrieren in das Portal etc.
In der Nutzung gibt es jedoch ein paar Einschränkungen:
- Keine Accounts unabhängig vom HoPo-Portal: Veranstaltungs-Admins können theoretisch auch User erstellen, die sich über den internen Login (den wir auch für Delegations-Accounts auf fzs-Mitgliederversammlungen nutzen) anmelden können ohne einen HoPo-Portal Account zu haben. Bitte macht das nicht! Für uns ist das User-Management bedeutend einfacher wenn alles über das HoPo-Portal läuft, das Anlegen von weiteren Accounts würde den Support-Aufwand stark erhöhen. Ausnahme: Falls wer Probleme hat sich über das HoPo-Portal in OpenSlides anzumelden können temporär auch mal andere Accounts angelegt werden. Wir behalten uns aber vor, die alle paar Monate für mehr Übersichtlichkeit zu löschen.
- Kein Archiv: Wir machen zwar regelmäßige Backups der OpenSlides-Instanz, dennoch wollen wir nicht garantieren dass z. B. Anträge etc. hier dauerhaft gespeichert werden können. Ladet nach den jeweiligen Sitzung Beschlüsse etc. als csv-Tabelle oder PDF herunter und speichert die bei euch.
- Nur begrenzt Support von uns: Wenn Fragen oder Probleme auftreten meldet euch gern! Durch das Teilen der Instanz lernen wir auch viel über die Nutzung und freuen uns immer über Verbesserungsvorschläge! Allerdings haben wir nur begrenzt Kapazitäten für Support bei der Benutzung von OpenSlides. Wenn ihr hier Grundlegende Fragen hab hilft euch hoffentlich diese Anleitung weiter oder das FAQ von OpenSlides. Darüber hinaus bieten die Entwickler*innen von OpenSlides auch Schulungen an: https://openslides.com/de/willkommen/#service
Unterstützt freie Software und die Weiterentwicklung von OpenSlides
OpenSlides ist eine OpenSource Software die wir daher selber ohne all zu große Kosten selber hosten können. In die Entwicklung haben aber andere viel Zeit, Energie und auch Geld gesteckt. Wenn ihr die Software ebenfalls finanziell unterstützen wollt und könnt meldet euch gern gern bei uns unter damit wir Kontakt zu den Entwickler*innen herstellt oder direkt beim OpenSlides Vertrieb. Möglich ist z. B. Weiterentwicklungen zu finanzieren und damit freie Software zu unterstützen.
Kontakt und Support
Für Änderungen an der Synchronisation, Rückfragen, Weiterentwicklungsvorschläge, finanzieller Unterstützung oder technische Probleme meldet euch gern!